Jak zabezpieczyć kancelarię przed bankructwem

Rafał Chmielewski        26 sierpnia 2016        Komentarze (0)

[To jest dalsza część artykułu, który ukazał się w Polskim Prawniku >>]

Zapewne znasz podział czynności w firmie na Ważne – Pilne, Ważne – Niepilne, Nieważne – Pilne i Nieważne – Niepilne. Wszystkie czynności, których podejmujesz się w ciągu dnia, można przyporządkować do którejś z tych kategorii:

 

Zrzut ekranu 2016-08-26 o 13.52.27

Kiedyś uważałem, że najważniejsze z tych wszystkich czynności to te, które są czynnościami Ważnymi i Pilnymi. Są tutaj wszelkie sprawy na już, na teraz. Spotkanie, wizyta w sądzie, zapłacenie VATu, itp. Są tutaj też czynności, które w wyniku upływu czasu przeniosły się z kategorii Ważne – Niepilne. Odłożone w czasie stały się po prostu pilne. Cóż, bez wątpienia są to ważne rzeczy – nie możemy ich przekładać na potem, gdyż grozi to różnymi konsekwencjami.

Po jakimś czasie zrozumiałem jednak, że mimo tego najważniejszymi czynnościami w prowadzeniu kancelarii (czy innej firmy) nie są działania Ważne – Pilne, ale są nimi działania z kategorii Ważne – Niepilne!

Dlaczego?

Czynności i działania Ważne a Niepilne można podzielić na dwie kategorie:

  1. te, które na pewno staną się pilne i…
  2. te, które prawdopodobnie nigdy pilne nie będą.

Z tymi pierwszymi sobie poradzisz – jak wiesz one w pewnym momencie przejdą do kategorii Ważne – Pilne i po prostu je wykonasz. Natomiast czynności, które prawdopodobnie nie będą nigdy Pilne, to są czynności, nad którymi w zasadzie nigdy się nie zastanawiasz, gdyż nie znajdujesz na to czasu z uwagi na konieczność realizacji działań z kategorii…. Pilnych!

Tymczasem działaniami Ważnymi – Niepilnymi, które prawdopodobnie pilne nigdy nie będą, są wszelkie te, które zabezpieczają przyszłość biznesu, czyli przyszłość kancelarii. Jakie to one mogą być? Np. ustalenie strategii i pilnowanie, czy jest ona realizowana. Samokształcenie w zakresie organizacji i zarządzania kancelarią. Badanie i analiza rynku i potrzeb. Tworzenie nowych usług. Zatrudnianie i poszukiwanie lepszych pracowników. W końcu poszukiwanie nowych klientów oraz podejmowanie działań promocyjnych, w tym dbałość o budowę marki kancelarii i jej ogólnego wizerunku na rynku.

Kancelaria prawna jest przedsiębiorstwem szczególnego rodzaju. W dużych podmiotach zatrudnienie znajdują wykwalifikowane osoby, które profesjonalnie zajmują się poszczególnymi elementami organizacji kancelarii, zostawiając prawnikom pole do swobodnej realizacji przedmiotowych zadań. W małej kancelarii sytuacja jest zupełnie inna – tutaj właściciel musi zadbać o bieżącą obsługę merytoryczną klienta i jednocześnie o całą jej organizację. Nikt nie wykona za niego pracy związanej zabezpieczeniem źródeł służących rozwojowi w długim okresie czasu. W tej sytuacji zatem czynności Ważne ale Niepilne odkładane są na przyszłość i jednocześnie zazwyczaj, będąc przytłoczonym czynnościami Pilnymi. Właściciel takiej kancelarii nigdy ich nie podejmuje, narażając tym samym siebie i swoją rodzinę (a także często swoich pracowników) na ryzyko utraty płynności finansowej.

Bardzo podobna sytuacja miała miejsce w kancelarii, której byłem gościem (o której właśnie opowiedziałem w Polskim Prawniku): nikt tam nie myślał o przyszłości – skupiano się wyłącznie na czynnościach pilnych. Stali klienci regularnie dostarczali środki finansowe i właścicielowi wydawało się, że będzie tak zawsze. Nie zdobywał nowych klientów, nie wchodził do nowych branż, nie dbał o elementy wizerunkowe oraz promocyjne. W rezultacie stanął na skraju bankructwa, gdyż sytuacja w obsługiwanej branży zmieniła się tak szybko, że nie był w stanie zareagować w odpowiednim czasie. Nie był przygotowany na zmiany.

Morał z tej opowieści jest taki: pamiętaj o tym, że w procesie zarządzania kancelarią nie mniej istotne od czynności Pilnych, są również czynności, które Pilne nigdy nie będą. To one gwarantują Ci przetrwanie na rynku, a także rozwój. Wśród tych czynności są oczywiście działania promocyjne w sieci. Z których najefektywniejsze to dobrze wykonana strona WWW, blog prawniczy, oraz coraz częściej obecność kancelarii w mediach społecznościowych.
Zrzut ekranu 2016-06-28 o 13.14.55

{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }

Dodaj komentarz

Poprzedni wpis:

Następny wpis: